En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones para la protección de datos personales, la compañía KLAXEN SAS, en su calidad de responsable del tratamiento de datos personales, informa los lineamientos generales en esta materia:

Datos Generales

· Razón social: KLAXEN SAS

· NIT: 900368510-1

· Sede Principal: Calle 14 A # 27 A 131 Bodega 3 Bloque 5A Zona Industrial Arroyohondo

· Correo electrónico: pqr@klaxen.com.co

· Página web: www.klaxen.com

Contacto: A través de cualquiera de los canales de Atención que KLAXEN SAS tiene dispuestos, tales como correo electrónico, por medio de la página web y punto de atención personal.

Política del Tratamiento de los Datos

A través de esta política, la compañía KLAXEN SAS en cumplimiento de su deber legal y reglamentario, propende por hacer efectiva la garantía constitucional de protección a la intimidad personal y familiar de todos los ciudadanos, estableciendo instrumentos y controles expeditos de cara a dar un tratamiento adecuado a la información que administra.

La presente política establece los términos, condiciones y finalidades bajo las cuales KLAXEN SAS, como responsable de los datos personales obtenidos a través de sus distintos canales de atención, trata la información de todas las personas que en algún momento por razones de la actividad que desarrolla la entidad hayan suministrado datos personales (en adelante “Titular del dato”).

Los presentes términos y condiciones aplican para cualquier registro de datos personales realizado en forma presencial y/o virtual para la vinculación a cualquier producto, servicio o beneficio KLAXEN SAS.

El titular del dato registra o entrega su información de manera libre y voluntaria y reconoce que ha leído y acepta expresamente los presentes términos y condiciones.

KLAXEN SAS se encarga directamente del tratamiento de los datos personales y exige e implementa los lineamientos y procedimientos idóneos para la protección de los mismos y su estricta confidencialidad.

Al final del presente documento, se encuentra el Procedimiento de Tratamiento y Protección de Datos Personales de KLAXEN SAS para su consulta.

Finalidad del Tratamiento de Datos

· Para el cumplimiento de las obligaciones y/o compromisos derivados de las relaciones, contractuales o no, con sus clientes actuales y/o potenciales, proveedores, trabajadores y accionistas.

· Para el cumplimiento de las obligaciones legales que involucren datos personales de sus clientes actuales y/o potenciales, proveedores, trabajadores y accionistas.

· Para la gestión comercial y relacionamiento con sus clientes actuales y/o potenciales.

· Evaluar la calidad del servicio.

· Para comunicar a sus clientes actuales y/o potenciales información sobre sus productos, servicios, publicaciones, eventos de capacitación y publicidad asociada a su actividad empresarial.

· Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación creado o por crearse, información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario, adelantados por KLAXEN SAS.

· Desarrollar el proceso de selección, evaluación y vinculación laboral.

· Soportar procesos de auditoria interna o externa.

· Para suministrar datos, sobre el cumplimiento o incumplimiento de las obligaciones legales y contractuales de manera directa o por intermedio de las entidades públicas que ejercen funciones de vigilancia y control. A su vez se solicita a los Titulares de los datos de los servicios ofrecidos por la Vicepresidencia de Fondos en Administración, de manera expresa, libre y voluntaria autorice el tratamiento de datos personales, según lo dispuesto en la ley 1581 de 2012.

Derechos del titular de los datos personales

Se informa al Titular del dato, los derechos que las leyes sobre protección de datos personales le ofrecen, que a continuación se enlistan y que KLAXEN SAS, los garantiza a través del cumplimiento de los procedimientos definidos:

• Conocer, actualizar y rectificar los datos personales frente a la Empresa. Este derecho se puede ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;

• Solicitar prueba de la autorización otorgada a la compañía cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012.

• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable ha incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.

• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

• Ser informado por el Responsable del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

Para ejercer estos derechos usted debe tener en cuenta la siguiente información:

  1. Para consulta de datos personales, solicitud de la autorización o de información sobre el uso dado a los datos, usted puede realizar la consulta por escrito y de manera presencial en la dirección Calle 14 A # 27 a 131 bodega 3 Bloque 5 A Zona Industrial Arroyohondo, La consulta debe ser a través de comunicación dirigida a nombre de KLAXEN SAS, con el nombre completo del titular, la descripción de la consulta, la dirección de residencia y el teléfono de contacto.

Independientemente del mecanismo utilizado para la radicación de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de cinco (5) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los cinco (5) días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

2. Para presentar una solicitud de corrección, actualización o supresión de datos, o para presentar reclamo por presunto incumplimiento de los deberes de KLAXEN SAS relacionados con la Protección de Datos, usted puede realizar la solicitud por escrito y de manera presencial en las Oficinas correspondientes. La solicitud o reclamo debe realizarse a través de comunicación dirigida a nombre de KLAXEN SAS, con el nombre completo del titular, la descripción de los hechos que dan lugar a la solicitud o reclamo, la dirección de residencia, el teléfono de contacto y se deben anexar los documentos que se quiera hacer valer.

Seguridad de la información

KLAXEN SAS está comprometido en efectuar un correcto uso y tratamiento de los datos personales contenidos en sus bases de datos, evitando el acceso no autorizado a terceros que puedan conocer o vulnerar, modificar, divulgar y/o destruir la información que allí reposa. Para este fin, cuenta con protocolos de seguridad y acceso a los sistemas de información, almacenamiento y procesamiento incluidas medidas físicas de control de riesgos de seguridad.

El acceso a las diferentes bases de datos se encuentra restringido incluso para los empleados y colaboradores. Todos los funcionarios se encuentran comprometidos con la confidencialidad y manipulación adecuada de las bases de datos atendiendo a los lineamientos sobre tratamiento de la información establecida en la Ley.

Para mayor seguridad, KLAXEN SAS recomienda a los usuarios de nuestros portales el cambio periódico de su contraseña de ingreso. Como es del conocimiento público, ninguna transmisión por Internet es absolutamente segura ni puede garantizarse dicho extremo, el cliente, proveedor, empleado o accionista asume el hipotético riesgo que ello implica, el cual acepta y conoce. Es responsabilidad del usuario tener todos los controles de seguridad en sus equipos o redes privadas para su navegación hacia nuestros portales. Así mismo, KLAXEN SAS puede utilizar cookies para identificar la navegación del usuario por los portales. Estas cookies no proporcionan ni permiten identificar los datos personales de cada usuario. Los usuarios pueden configurar su navegador para la notificación y rechazo de las mismas sin que esto interfiera en el acceso del usuario a los portales.

KLAXEN SAS ha implementado todos los mecanismos de seguridad vigentes en el mercado acordes con sus productos. Además, ha desplegado una serie de documentos y actividades a nivel interno para garantizar el correcto funcionamiento de los esquemas de seguridad técnica; no obstante, a pesar de la debida diligencia adoptada, KLAXEN SAS no se responsabiliza por cualquier consecuencia derivada del ingreso indebido o fraudulento por parte de terceros a la base de datos y/o por alguna falla técnica en el funcionamiento.

Los presentes lineamientos son aplicables de cumplimento obligatorio para EL portal Web propiedad de KLAXEN SAS, y de aquellos que a futuro se adquieran o se desarrollen.

Almacenamiento de sus datos personales

KLAXEN SAS solicita los datos necesarios para la adquisición de créditos, servicios e interacción con sus clientes, así como aquella requerida por el gobierno para el proceso de facturación y pago. En algunos casos, puede solicitar información adicional la cual es de libre y voluntaria entrega por parte del titular del dato.

Una vez suministrados sus datos personales, de manera voluntaria y libre, a través del registro en nuestros portales Web, físicos, electrónicos entre otros, los mismos son almacenados en la base de datos pertinente de acuerdo al servicio o producto adquirido. Las bases de datos para mayor seguridad se encuentran en los servidores de la compañía los cuales están protegidos físicamente en un lugar seguro. Sólo personal autorizado que ha firmado acuerdos de confidencialidad de la información, puede acceder a él y por tanto a los datos personales de nuestros clientes, proveedores, empleados, y accionistas.

Modificaciones a las Políticas de Tratamiento de Datos Personales

KLAXEN SAS se reserva el derecho de modificar, en cualquier momento, de manera unilateral, sus políticas y procedimientos de tratamiento de datos personales. Cualquier cambio será publicado y anunciado. Además, se conservarán las versiones anteriores de la presente políticas de tratamiento de datos personales.

El uso continuo de los servicios o no desvinculación de los mismos por el titular del dato después de la notificación de los nuevos lineamientos constituye la aceptación de la misma.

Revelación de la información

El titular del dato, con la aceptación de esta política de tratamiento de datos personales, declara conocer que KLAXEN SAS, puede suministrar esta información a las entidades vinculadas y aliadas y a las entidades judiciales o administrativas y demás entes del Estado que, en ejercicio de sus funciones, soliciten esta información. Igualmente, acepta que pueden ser objeto de procesos de auditoría interna o de auditoría externa por parte de empresas encargadas de este tipo de control. Lo anterior, sujeto a la confidencialidad de la información.

Vigencia de la Política de tratamiento de datos personales

La política del tratamiento de datos personales rige a partir del momento en que sea aprobada por la Gerencia General de KLAXEN SAS.

Atención de consultas y reclamos

Para la recepción de consultas, reclamos, quejas o para el ejercicio de los derechos como proveedor, accionista, cliente o empleado puede comunicarse a través de cualquiera de los canales de Atención al Cliente que KLAXEN SAS tiene dispuestos y se atenderán en los tiempos establecidos por la Ley 1581 de 2012.

Distribución:

Clientes

Accionistas KLAXEN SAS

Empreados

Proveedores

Emisor:

KLAXEN SAS

Actualización: 9 de Julio de 2017